働き方改革関連法による労働基準法の改正を受けて、2019年4月から、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対し、そのうち年5日について使用者が取得させることが義務付けられています。制度開始から一定の年数が経ったとはいえ、対象となる労働者の範囲や具体的な計算方法、管理簿の作成義務など、実務上正確に理解しておくべき点は少なくありません。本記事では、有給休暇の年5日取得義務の基本的な仕組みと、労務担当者が押さえておきたい運用ポイント、違反した場合の罰則について解説します。なお、労働基準法をめぐる制度は今後見直しが検討される部分もあるため、本記事の内容は本記事執筆時点の制度をもとにした解説であり、最新の法改正の動向については厚生労働省の公表資料をあわせてご確認ください。
年次有給休暇制度の基本をおさらい
付与の要件と日数
労働基準法第39条により、雇い入れの日から起算して6か月継続勤務し、全労働日の8割以上出勤した労働者に対しては、10労働日の年次有給休暇が付与されます。その後は、継続勤務年数1年ごとに、11日、12日、14日、16日、18日、20日と、段階的に付与日数が増えていく仕組みです。
この要件を満たしていれば、正社員に限らず、パートタイム労働者や管理監督者であっても、所定労働日数に応じた年次有給休暇が付与されます。所定労働日数が少ない労働者については、通常の労働者よりも少ない日数が比例的に付与される「比例付与」という仕組みも設けられています。管理監督者は労働時間規制の対象外となる場合がありますが、年次有給休暇に関しては一般の労働者と同様に付与・取得の対象となる点を、労務担当者は誤解のないよう理解しておく必要があります。
年5日の取得義務が課される対象者
平成30年の労働基準法改正により、年次有給休暇が10労働日以上付与される労働者（管理監督者を含む）に対しては、そのうち5日について、使用者が労働者ごとに時季を指定して取得させることが義務付けられました。これを「時季指定義務」と呼びます。付与日数が10日に満たないパートタイム労働者などは、この義務の対象外となる点に注意が必要です。
年5日取得義務の具体的な運用方法
基準日から1年以内に5日取得させる
時季指定義務の起算点となるのは、年次有給休暇が付与された日（基準日）です。使用者は、基準日から1年以内の期間に、対象となる労働者について5日の年次有給休暇を取得させなければなりません。労働者が自ら請求して取得した日数や、労使協定に基づく計画的付与（計画年休）によって取得した日数がある場合は、その日数分を時季指定義務の5日から差し引くことができます。
つまり、労働者がすでに自主的に5日以上の有給休暇を取得している場合、使用者が改めて時季を指定する必要はありません。労働者の取得状況をこまめに把握し、5日に満たない労働者に対してのみ、計画的に時季を指定していくという運用が基本になります。
時季指定にあたっては労働者の意見を聴く
使用者が時季を指定して有給休暇を取得させる際には、あらかじめ対象の労働者に対してその旨を明らかにしたうえで、希望する時季について意見を聴かなければならないとされています。また、聴取した意見はできる限り尊重するよう努めることが求められます。労働者の意向を無視して一方的に取得日を決めてしまうと、トラブルの原因になりかねないため、丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。
年次有給休暇管理簿の作成・保存義務
労働者ごとに時季・日数・基準日を記録する
使用者は、年次有給休暇を与えたときは、時季・日数・基準日を労働者ごとに明らかにした書類、いわゆる「年次有給休暇管理簿」を作成しなければならないとされています。この管理簿は、有給休暇を与えた期間中および、その期間満了後5年間（当分の間は3年間）保存する必要があるとされているため、給与計算ソフトや勤怠管理システムなどを活用し、正確な記録を継続的に残しておく体制を整えておくことが望ましいでしょう。
取得状況の定期的な確認が重要
基準日から1年が経過する直前になって、慌てて時季指定を行うようなことがないよう、労務担当者は労働者ごとの有給休暇取得状況を定期的に確認し、取得が遅れている労働者を早めに把握しておくことが大切です。四半期ごとなど、一定のタイミングで取得状況をチェックする仕組みを社内に設けておくと、直前になって対応に追われる事態を防ぎやすくなります。
違反した場合の罰則と実務上の注意点
労働基準法120条に基づく罰則
年5日の取得義務に違反した場合、労働基準法120条に基づき、対象となる労働者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があるとされています。違反者が複数人いる場合は、その人数に応じて罰金額が加算される形になり得るとされているため、対象となる労働者が多い企業ほど、確実な運用が求められます。
実務上は、罰則がただちに科されるケースは多くなく、まずは労働基準監督署による是正勧告が行われることが一般的とされています。とはいえ、是正勧告を受けること自体が企業にとって望ましい状況ではないため、日頃からの適切な労務管理が重要であることに変わりはありません。
取得が進まない場合は計画的付与の活用も検討
労働者が自主的になかなか有給休暇を取得しない職場では、労使協定を締結したうえで、あらかじめ会社が休暇取得日を割り振る「計画的付与」の制度を活用することも一つの方法です。計画的付与によって取得された日数は、時季指定義務の5日から差し引くことができるため、年間を通じて計画的に有給休暇の取得を進めやすくなります。制度の導入にあたっては、就業規則の変更や労使協定の締結が必要になるため、社会保険労務士などの専門家に相談しながら進めることをおすすめします。
実務でよくある疑問
入社初年度で付与日数が10日に満たない場合はどうなるか
入社から6か月時点で付与される年次有給休暇が10労働日に満たない労働者（多くのパートタイム労働者などが該当します）は、そもそも時季指定義務の対象外です。ただし、その後の勤続年数の経過によって付与日数が10日以上になった時点からは、対象労働者として扱う必要があるため、パートタイム労働者であっても、付与日数の推移をきちんと管理しておくことが求められます。
半日単位・時間単位で取得した分は5日にカウントできるか
労働者の請求に基づく半日単位の取得は、時季指定義務の5日の中にカウントすることができるとされています。一方、労使協定に基づく時間単位の年次有給休暇（年5日を上限に取得可能な制度）については、時季指定義務の5日には含まれないとされています。時間単位で有給休暇を取得する制度を導入している企業は、この違いを正しく理解したうえで、取得日数の管理を行う必要があります。
まとめ
年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対しては、使用者が年5日について時季を指定して取得させる義務があります。労働者が自主的に取得した日数や計画的付与による取得日数は5日から差し引けるため、日頃から取得状況を把握し、不足している労働者にのみ計画的に時季を指定していく運用が基本です。あわせて、年次有給休暇管理簿の作成・保存も義務付けられています。違反した場合は罰則が科される可能性もあるため、労務担当者は制度の内容を正確に理解し、計画的付与の活用なども検討しながら、着実な運用を心がけましょう。
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