「電子帳簿保存法（電帳法）って、結局うちの会社は何をすればいいの」——2026年に入ってからも、こうした声を聞くことが少なくありません。電子帳簿保存法は、メールやWebサイトからダウンロードした請求書・領収書といった電子取引データを、紙に印刷せずデータのまま保存することを義務づける法律です。制度自体は2022年の改正で大きく動き、2024年1月からは電子取引データの電子保存が原則義務化されています。2026年に入り、猶予措置の扱いや税務調査での指摘事例が増えてきたことで、あらためて「うちは大丈夫か」と見直す事業者が増えている状況です。この記事では、電子帳簿保存法の基本から、2026年時点で押さえておきたい実務対応まで、初心者の方にもわかりやすく整理します。
電子帳簿保存法とはどんな制度か
電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。大きく分けると「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの制度で構成されています。このうち特に注意が必要なのが「電子取引データ保存」です。
電子取引データ保存とは
電子取引データ保存とは、メールに添付された請求書PDF、ネットショップの領収書、クラウドサービス上で発行される請求書など、最初から電子データでやり取りされた取引情報を、電子データのまま保存するルールです。以前は紙に印刷して保存することも認められていましたが、現在はこの紙保存の代替が原則として認められなくなっています。
対象となるのは法人だけではありません。個人事業主やフリーランスも含め、国税関係帳簿書類の保存義務がある事業者はすべて対象になる点に注意が必要です。事業規模の大小は関係ありません。
保存の3つの要件（真実性の確保・可視性の確保）
電子取引データを保存する際には、大きく分けて「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。
真実性の確保とは、データが後から改ざんされていないことを担保する仕組みです。具体的には、タイムスタンプを付与する、訂正や削除の履歴が残るシステムを使う、あるいは訂正・削除を防止する事務処理規程を定めて運用する、といった方法のいずれかを満たす必要があります。
可視性の確保とは、税務調査などの際に、必要なデータをすぐに検索・表示できる状態にしておくことです。取引年月日、取引金額、取引先名で検索できるようにしておくことが基本的な考え方とされています。
2026年時点で押さえておきたいポイント
猶予措置の位置づけに注意する
電子帳簿保存法には、要件どおりに保存できなかったことについて「相当の理由」があると税務署長が認めた場合に限り、紙への出力による保存や、要件を満たさない形でのデータ保存が認められる猶予措置が設けられています。ただし、この猶予措置はあくまで例外的な救済措置という位置づけであり、恒久的に紙保存でよいと認められたものではありません。今後の税制改正で猶予措置の扱いが見直される可能性もあるため、最新情報は国税庁の公表資料で確認することをおすすめします。
対応を怠った場合のリスク
電子取引データ保存の要件を満たさずに保存していた場合、税務調査で帳簿書類の信頼性を疑われ、青色申告の承認取消しの検討対象となる可能性があります。また、隠蔽・仮装の事実が認められた場合には、通常の重加算税に加えて10%上乗せされる措置が設けられている点も見逃せません。こうした重いペナルティは限定的なケースではありますが、日頃からの適切な保存体制が重要であることに変わりはありません。
中小企業・個人事業主が今すぐできる対応
大がかりなシステム投資をしなくても、次のような対応から始めることができます。
まず、取引先ごと・月ごとにフォルダを分けてPDFなどのデータを保存し、ファイル名に「日付_取引先名_金額」を入れるだけでも、検索性の要件を満たせる場合があります。予算に余裕があれば、電帳法対応をうたうクラウド会計ソフトや請求書管理サービスを導入すると、タイムスタンプ付与や検索機能が自動化され、事務負担を大きく減らせます。
また、訂正・削除の履歴が残らない一般的なファイル保存の場合は、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を整備して運用することでも真実性の要件を満たせます。国税庁のWebサイトにはこの規程のひな形が公開されているため、まずはこれを自社の実態に合わせて調整するところから始めるとよいでしょう。
インボイス制度との関係にも注意
電子帳簿保存法とあわせて押さえておきたいのが、インボイス制度（適格請求書等保存方式）との関係です。電子インボイスとして受け取ったデータについても、電子帳簿保存法の電子取引データ保存の要件に沿った保存が必要です。両制度は別々の制度ですが、実務上は請求書等のデータ管理という点で密接に関わっているため、あわせて社内の運用ルールを整理しておくと効率的です。なお、インボイス制度の経過措置の内容や適用期限は今後見直される場合があるため、免税事業者との取引がある事業者は、国税庁や関与税理士から最新情報を確認しておくことをおすすめします。
スキャナ保存制度との違いにも注意
電子帳簿保存法には、電子取引データ保存のほかに「スキャナ保存」という制度もあり、混同されがちです。スキャナ保存は、取引先から紙で受け取った請求書や領収書を、スキャナやスマートフォンで読み取ってデータ化し、保存する制度です。もともと紙で受領した書類をどう扱うかというルールであり、こちらは義務ではなくあくまで任意の制度です。紙のまま保存することも引き続き認められています。
一方、電子取引データ保存は、最初からデータでやり取りされた取引情報が対象であり、こちらは前述のとおり原則として義務です。「紙で受け取ったものをどうするか」と「最初からデータで受け取ったものをどうするか」を分けて考えると、制度の違いが整理しやすくなります。自社の書類がどちらに該当するのかを取引先ごとに棚卸ししてみることが、実務対応の第一歩になります。
よくある疑問への回答
メールで請求書のPDFを受け取った場合はどうすればよいか
メールに添付された請求書PDFは電子取引データに該当するため、印刷して紙で保存するだけでは要件を満たしません。PDFファイルをそのまま保存し、ファイル名や保存先フォルダの工夫、または専用ソフトの利用によって、取引年月日・金額・取引先で検索できる状態にしておく必要があります。
クレジットカードの利用明細はどう扱うか
クレジットカード会社のWebサイトからダウンロードする利用明細データも、電子取引データとして扱われるのが一般的な考え方です。紙の利用明細書が別途郵送されてくる場合であっても、Web明細を主に確認しているのであれば、そのデータも保存対象になり得るため、経理担当者や顧問税理士に自社の運用を確認しておくと安心です。
保存期間はどのくらいか
電子取引データの保存期間は、紙の帳簿書類と同様に、原則として法人は7年間（欠損金の繰越控除を受ける事業年度はさらに長期）、個人事業主は原則5年間（消費税の課税事業者は7年間となる書類もあります）とされています。保存期間や起算日の考え方は取引や事業者の状況によって異なる場合があるため、正確な期間については国税庁の公表情報や顧問税理士に確認することをおすすめします。
まとめ
電子帳簿保存法の電子取引データ保存は、事業規模を問わずすべての事業者に関わるルールです。2026年時点では、紙への出力保存が原則認められなくなっている一方で、相当の理由がある場合の猶予措置も存在するなど、制度の細部は今後も変わる可能性があります。大切なのは、最新の公式情報を確認しながら、フォルダ管理の工夫や事務処理規程の整備といった、自社でできる範囲の対応から着実に進めていくことです。不安な点がある場合は、顧問税理士や国税庁の相談窓口に相談しながら、無理のない形で対応を進めていきましょう。
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