適格請求書発行事業者公表サイトの使い方と検索のコツ

受け取った請求書に記載されている登録番号が本当に有効なものか、不安に思ったことはないでしょうか。国税庁が運営する「適格請求書発行事業者公表サイト」を使えば、登録番号から相手が適格請求書発行事業者として登録されているかどうかを誰でも無料で確認できます。

公表サイトでできること

適格請求書発行事業者公表サイトでは、登録番号（T＋13桁の数字）を入力することで、その番号が実際に登録されている事業者のものかどうか、法人の場合は名称・本店所在地、登録年月日、（取り消しがあれば）取消年月日などを確認できます。個人事業主の場合は、氏名等の公表を本人が希望していない限り、名称は表示されない場合があります。

検索する際のポイント

検索の際は、登録番号の桁数や入力ミスに注意しましょう。「該当なし」と表示された場合、単純な入力ミスのほか、相手が登録を取り消している、あるいはそもそも登録をしていない可能性も考えられます。特に、久しぶりに取引を再開した取引先については、登録状況が変わっている場合があるため、念のため確認しておくと安心です。

経理実務での活用場面

新規の取引先と契約する際、請求書を受け取った時点でこのサイトを使って登録番号を確認する運用を取り入れておくと、記載事項の不備や、無効な登録番号によるインボイスを誤って処理してしまうリスクを減らせます。会計ソフトの中には、公表サイトのデータをもとに登録番号を自動照合する機能を備えたものもあり、件数が多い会社ではこうした機能の活用も有効です。ダウンロード形式で公表情報の全件データを取得することもできるため、システム連携を検討する際は、この点もあわせて確認するとよいでしょう。

よくある質問

Q. 検索結果に表示される情報だけで、インボイスの記載事項がすべて正しいと判断してよいか。

A. 公表サイトで確認できるのは登録の有無や名称等に限られます。税率や消費税額の記載など、その他の記載事項については別途請求書自体を確認する必要があります。

Q. 登録が取り消された事業者から受け取った請求書は、すべて仕入税額控除の対象外になるのか。

A. 取消年月日以降に交付された請求書は適格請求書に該当しないため、原則として仕入税額控除の対象になりません。取消日を確認したうえで、いつの取引かをあわせて確認する必要があります。

Q. 公表サイトの情報は最新の状態にすぐ反映されるのか。

A. 登録や取消しの処理には一定の期間を要する場合があるため、申請してから公表サイトに反映されるまでにタイムラグが生じることがあります。

システム連携での活用

取引件数が多い会社では、都度サイトにアクセスして手作業で検索するのは負担が大きいため、公表サイトが提供する全件データ（CSV形式）をダウンロードし、自社の取引先マスタと突き合わせる運用も検討に値します。会計ソフトや請求書受領サービスの中には、この全件データを活用して登録番号を自動チェックする機能を備えたものもあり、件数の多い会社ほど、こうした自動化の恩恵が大きくなります。

まとめ

適格請求書発行事業者公表サイトを活用することで、受け取った請求書の登録番号が有効かどうかを手軽に確認でき、記載事項の不備を早期に発見することにもつながります。記載事項のチェックポイントについては、別記事「適格請求書の記載事項、よくある記載ミスと修正の仕方」もあわせてご確認ください。