スタッフそれぞれが個人の判断で生成AIを使い始めてしまうと、事務所として把握できないところで顧客情報が外部のAIサービスに入力されてしまうリスクがあります。事務所として生成AIを導入するなら、最低限のルールを明文化しておくことが欠かせません。
ルールで決めておきたい基本項目
| 項目 | 検討のポイント |
| 利用してよいAIサービス | 事務所として契約・管理するサービスを指定し、個人契約のサービスの業務利用を制限するか検討する |
| 入力してよい情報の範囲 | 顧客名・個人名等、特定できる情報を入力しないルールとするか、匿名化を条件とするか |
| 生成物の確認プロセス | AIが生成した文章・数値を誰がどう確認してから成果物として使うか |
| 記録の保存・削除 | チャット履歴の保存期間や、案件終了後の削除ルール |
これらの項目は、業種や事務所の規模によって最適な内容が異なります。まずは自事務所でどの業務に生成AIを使いたいのかを洗い出したうえで、その業務で扱う情報の機微性に応じてルールの厳しさを調整していくとよいでしょう。
ルール整備の進め方
いきなり詳細なルールを作ろうとすると時間がかかりすぎるため、まずは「入力禁止情報」（顧客名・個人番号・具体的な金額等）と「利用してよい業務」（一般的な条文の確認、社内文書のたたき台作成等）を簡潔にまとめた最小限のルールから始め、運用しながら随時見直していく方法が現実的です。全国社会保険労務士会連合会のガイドブックやAI事業者ガイドラインなど、既存の指針を土台にすると、ゼロから作るより効率的です。
スタッフへの周知と教育
ルールを作っただけでは形骸化しやすいため、定期的な研修や朝礼での共有を通じて、スタッフ全員がルールの趣旨を理解する機会を設けることが重要です。特に、なぜそのルールが必要なのか（守秘義務違反のリスク、個人情報保護法上のリスク等）を丁寧に説明することで、ルールの実効性が高まります。
よくある質問
Q. ルールを作る前に、まず何から始めればよいか。
A. 現状スタッフがどのように生成AIを使っているか（あるいは使いたいと考えているか）を把握することが第一歩です。実態を踏まえたうえでルールを設計すると、現場に受け入れられやすくなります。
Q. 一度作ったルールは、その後見直す必要があるか。
A. 生成AIサービスの機能やセキュリティ設定は頻繁にアップデートされるため、定期的にルールの内容が実情に合っているかを見直すことが望まれます。
Q. 小規模な事務所でも、正式な規程を作る必要があるか。
A. 規模の大小にかかわらず、顧客情報を扱う以上は最低限のルールを明文化しておくことが望まれます。大がかりな規程でなくても、簡潔なチェックリストのようなものから始めることもできます。
外部委託先・クラウドサービスとの関係
会計ソフトや労務管理システムに生成AI機能が組み込まれているケースも増えています。こうした外部サービスに機能として搭載された生成AIについても、自事務所が個別に契約する生成AIサービスと同様に、データの取り扱いを確認し、自事務所のルールの対象に含めておくことが望まれます。
まとめ
税理士・社労士事務所が生成AIを導入する際は、入力してよい情報の範囲や生成物の確認プロセスなど、最低限の社内ルールを明文化し、スタッフ全員に周知することが安全な活用の土台になります。守秘義務の考え方については、別記事「顧問先の情報を生成AIに入力してよいか？税理士法38条の守秘義務と生成AI利用の注意点」もあわせてご確認ください。
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