「電子帳簿保存法」への対応は済んでいますか。2024年1月から、メールやWebサイトを通じてやり取りした請求書・領収書などの電子取引データは、紙に印刷せず電子データのまま保存することが原則として義務化されました。もっとも、対応が間に合わない事業者向けに「猶予措置」という仕組みが設けられており、2026年現在も一定の条件のもとで利用することができます。本記事では、電子帳簿保存法における猶予措置の内容と、中小企業が今すぐ確認しておきたい実務対応について解説します。
電子帳簿保存法における電子取引データ保存の基本
何が義務化されたのか
電子帳簿保存法は、国税に関する帳簿書類の電子的な保存方法を定めた法律です。このうち「電子取引データ保存」については、2024年1月1日以降、メール添付やクラウドサービス、EDI取引などでやり取りした請求書・領収書・契約書等のデータを、紙に出力して保存することが原則として認められなくなり、一定の要件を満たした形で電子データのまま保存することが必要となりました。紙の請求書や領収書など、もともと紙で受け取った書類については、引き続き紙のまま保存することも可能とされています。
本来求められる保存要件
原則的な保存要件としては、改ざん防止のための措置(タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、事務処理規程の整備など)、日付・金額・取引先で検索できる状態にしておくこと、ディスプレイやプリンタなど見読可能な状態を確保することなどが求められます。中小企業にとっては、システム導入や運用ルールの整備に一定のコストと時間がかかる点が、対応を進める上での課題となってきました。
「猶予措置」とは何か
猶予措置が認められる条件
すべての事業者が保存要件を完全に満たすことは容易ではないという実情を踏まえ、税制改正により、一定の場合には検索機能の確保などの要件を満たさずに電子データを保存することが認められています。この猶予措置を利用できるのは、保存要件に従って保存できなかったことについて、所轄税務署長が「相当の理由」があると認める場合とされています。「相当の理由」の有無は個別の事情に応じて判断されるとされており、システム対応が間に合わない、費用や人手の面で対応が難しいといった事情がこれに該当し得ると考えられていますが、具体的な該当性は税務署の判断によるため、自社が確実に対象となるかどうかを断定することはできません。
猶予措置を利用する場合に必要な対応
猶予措置の適用を受ける場合であっても、電子取引データそのものを保存しておくことは必要です。また、税務調査などの際に、税務職員からデータの提示・提出を求められたときは、速やかに応じられる状態にしておくことが前提とされています。具体的には、電子データをダウンロードできる状態にしておくこと、求めに応じて出力した書面(整然とした形式・明瞭な状態のもの)を提示・提出できるようにしておくことが必要とされています。
中小企業が今すぐ確認しておきたいポイント
現状の保存方法を棚卸しする
まずは自社が受け取っている請求書や領収書等について、紙でのやり取りが中心か、メールやクラウドサービス経由の電子データが多いかを確認しましょう。電子データでのやり取りがある場合、それらが検索可能な状態で保存できているか、猶予措置に頼らざるを得ない状況なのかを整理することが第一歩です。
段階的にシステム化を検討する
猶予措置はあくまで経過的な対応であり、恒久的な制度ではないと理解しておく必要があります。将来的な税務調査等のリスクを減らす観点からも、会計ソフトや請求書受領サービスなどを活用し、段階的に本来の保存要件を満たせる体制に移行していくことが望ましいとされています。小規模な事業者であれば、まずはフォルダ分けなど簡易な運用ルール(事務処理規程の整備)から始める方法もあります。
専門家への相談
保存要件の細かい解釈や、自社の状況が猶予措置の対象となるかどうかの判断に迷う場合は、顧問税理士など専門家に相談することをおすすめします。制度の詳細は改正が重ねられている分野でもあるため、国税庁が公表している最新の一問一答やパンフレット等とあわせて確認するとよいでしょう。
インボイス制度との関係を整理する
電子帳簿保存法とインボイス制度(適格請求書等保存方式)は、しばしば混同されがちですが、それぞれ異なる制度です。インボイス制度は消費税の仕入税額控除の要件に関する制度である一方、電子帳簿保存法は帳簿書類の保存方法に関する制度です。もっとも、電子インボイス(デジタルインボイス)としてやり取りする請求書データは、電子帳簿保存法上の電子取引データにも該当するため、両方の制度を踏まえた保存対応が必要になる点には注意が必要です。
クラウド会計ソフトの活用
クラウド会計ソフトや請求書受領サービスの中には、電子取引データの保存要件(検索機能の確保や訂正・削除履歴の管理など)にあらかじめ対応した機能を備えているものもあります。自社で一から運用ルールを整備するのが難しい場合は、こうしたサービスの導入によって、要件を満たしやすくなるケースもあります。
2023年までの「宥恕措置」との違い
電子取引データの電子保存をめぐっては、2023年12月31日までは、準備が間に合わない事業者向けに、税務署への事前申請なしで紙保存を認める「宥恕措置」が設けられていました。2024年1月からはこの宥恕措置が終了し、新たに「相当の理由」がある場合に限って検索要件などが緩和される猶予措置へと切り替わっています。名称や内容が似ているため混同されがちですが、宥恕措置はすでに終了しており、2026年現在利用できるのは猶予措置である点に注意が必要です。
対象となる取引データの範囲を確認する
電子取引データ保存の対象となるのは、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書などに関する情報を、メール添付、クラウドサービス、EDIシステム、クレジットカードの利用明細データなど、電子的な方法でやり取りした場合です。反対に、もともと紙で発行・受領した請求書や領収書をスキャナで読み取って保存する場合は「スキャナ保存」という別の制度が適用され、要件も異なります。自社の取引がどちらの制度の対象になるのかを整理しておくことも、実務対応の第一歩といえます。
猶予措置の今後の見通し
猶予措置は、事業者の準備状況を踏まえた経過的な措置という性格上、将来的に見直しや縮小が行われる可能性も考えられます。制度の動向は国税庁の発表などを通じて随時公表されるため、自社の対応状況にかかわらず、最新情報を定期的に確認しておくことをおすすめします。
まとめ
電子帳簿保存法における電子取引データ保存は2024年1月から義務化されていますが、2026年現在も一定の条件のもとで猶予措置を利用することが可能です。ただし、猶予措置はあくまで経過的な措置であるという前提を踏まえ、自社の保存体制を見直しながら、計画的に本来の要件を満たす体制づくりを進めていくことが大切です。
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