出張時の交通費や取引先との会食費など、従業員が会社の経費を立て替えて支払う場面は多くあります。インボイス制度のもとでは、この立替経費についても一定の実務対応が必要です。この記事では、経理担当者が押さえておきたい立替経費のインボイス対応のポイントを解説します。
立替経費でなぜ実務対応が必要になるのか
従業員が経費を立て替えて支払った場合、店舗や仕入先が発行する適格請求書（レシートや領収書）の宛名は、実際に支払った「従業員」になります。しかし、その費用を最終的に負担するのは「会社」です。この宛名と実質的な負担者のズレを埋めるために、「立替金精算書」を作成し、適格請求書とあわせて保存することが必要とされています。
立替金精算書に記載すべき主な項目
| 記載項目 | 内容 |
| 仕入先の情報 | 登録番号・名称（仕入先が適格請求書発行事業者であることを示す） |
| 取引年月日 | 経費が発生した日付 |
| 取引内容 | 軽減税率対象品目かどうかを含む |
| 税率ごとの合計額・適用税率 | 標準税率・軽減税率に区分した金額 |
| 税率ごとの消費税額 | 区分ごとの消費税額 |
| 会社名 | 精算書の交付を受ける事業者（自社）の名称 |
原本の保存方法
実務上は、仕入先から従業員あてに発行された適格請求書（またはそのコピー）と、従業員から会社あてに作成された立替金精算書をセットで保管する方法が一般的です。従業員が多数の立替経費を精算するようなケースでは、適格請求書の原本を従業員側で保管し、コピーの添付を省略できる取り扱いも認められているため、社内の経費精算フローに応じて運用方法を検討するとよいでしょう。
実務上の注意点
立替金精算書だけで必要な記載事項をすべて満たすことが難しい場合は、適格請求書の写しなど、記載事項を補完できる資料をあわせて保存することで対応できるとされています。経費精算システムを利用している企業では、システム上でこれらの記載事項を管理できるよう設定を見直しておくと、日々の経理処理がスムーズになります。
Q. 立替金精算書がなくても仕入税額控除は受けられますか？
A. 原則として、適格請求書の宛名が従業員になっている場合、立替金精算書などによって会社が実質的な負担者であることを明らかにする必要があります。
Q. 3万円未満の少額な立替経費でも同じ対応が必要ですか？
A. インボイス制度では、金額の大小にかかわらず適格請求書等の保存が原則として必要です（一定規模以下の事業者向けの少額特例が適用される場合を除く）。自社が特例の対象になるかは税理士に確認しておくと安心です。
Q. 交通系ICカードのチャージなど、適格請求書が発行されにくい経費はどうすればよいですか？
A. 公共交通機関の運賃など、一定の取引については簡易な記載で足りる特例が設けられている場合があります。個別の取引の取り扱いは国税庁のインボイス制度に関するQ&Aで確認することをおすすめします。
従業員の立替経費は、適格請求書の宛名と実質的な負担者にズレが生じるため、立替金精算書を作成して必要事項を記載し、原本とあわせて保存することが実務上のポイントです。インボイス制度全体の経過措置については、別記事「インボイスの経過措置、2026年10月から70%に？令和8年度税制改正の最新スケジュールを解説」もあわせてご参照ください。
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