電子帳簿保存法というと「電子取引データの保存義務化」が話題になりがちですが、紙で受け取った請求書や領収書を電子化して保存できる「スキャナ保存制度」も、経理のペーパーレス化を進めるうえで重要な制度です。2024年1月以降はタイムスタンプの要件も緩和されており、以前調べたときの情報のまま止まっている担当者も少なくありません。本記事では、最新のスキャナ保存制度の内容を整理します。
スキャナ保存制度とは
スキャナ保存制度は、取引先から紙で受け取った請求書や領収書、自社が作成した書類の控えなどを、スキャナやスマートフォンで読み取った画像データとして保存することを認める制度です。要件を満たせば紙の原本を保存する必要がなくなり、書類の保管スペースや検索の手間を大幅に削減できます。
対象となる書類
対象は、請求書、領収書、見積書、納品書、注文書といった国税関係書類全般です。具体的には、店舗で受け取ったレシート、取引先から紙で送られてきた請求書、自社が作成した領収書の控えなどが該当します。
タイムスタンプが不要になったケース
従来は、スキャンした画像データに改ざんがないことを証明するため、タイムスタンプの付与が原則として必要でした。しかし2024年1月以降は、訂正や削除を行った場合にその履歴が確認できるクラウドシステムなどを利用し、入力期間内に記録が保存されていることが確認できる場合には、タイムスタンプの付与が不要になりました。多くのクラウド会計・経費精算システムがこの要件に対応しています。
スキャンの保存期限
| 方式 | 保存期限の目安 |
| 早期入力方式 | 書類の作成または受領からおおむね7営業日以内にスキャン |
| 業務処理サイクル方式 | 各企業が定める業務処理サイクル（最長2か月）を経過した後、おおむね7営業日以内にスキャン |
導入時の実務ポイント
スキャナ保存を導入する場合、単に画像を保存するだけでなく、取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態にしておく必要があります。多くの経費精算・会計システムはこの検索要件を満たす形で保存する機能を備えていますが、自社で利用しているシステムが要件を満たしているかを事前に確認しておきましょう。
よくある質問
Q. スキャナ保存をすれば紙の原本はすぐに捨ててよいか。
A. 要件を満たしてスキャナ保存を行った場合、紙の原本を保存しておく必要はなくなります。ただし、社内規程で保存期間を定めている場合は、その規程にもとづいて対応しましょう。
Q. スマートフォンで撮影した画像でもスキャナ保存として認められるか。
A. 解像度や階調などの要件を満たしていれば、スマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像も対象になります。
Q. タイムスタンプが不要になる要件を満たしていない場合はどうなるか。
A. その場合は、原則どおりタイムスタンプの付与が必要です。利用しているシステムが訂正削除履歴の確認できる要件を満たしているかどうかを確認し、満たしていない場合はタイムスタンプ付与の運用を継続する必要があります。
スキャナ保存の要件を満たすためのポイント
スキャナ保存を行う際は、書類の受領後、一定の期間内（最長で約2か月とおおむね7営業日以内など、運用にあわせた期間）にスキャンし、解像度や色調などの基準を満たす形で保存する必要があります。タイムスタンプの付与が不要になるのは、記録事項の入力期間内に訂正・削除の履歴が残る、または訂正・削除ができないシステムに保存する場合に限られます。自社が導入するシステムがこの要件を満たしているかどうかは、システムのカタログやベンダーの説明資料で「電子帳簿保存法のスキャナ保存制度に対応」と明記されているかを確認するとよいでしょう。
まとめ
スキャナ保存制度は、タイムスタンプ要件の緩和により、以前より導入のハードルが下がっています。紙書類の保管負担を減らしたい企業は、対応システムの導入とあわせて検討する価値があります。電子取引データの保存要件については、別記事「電子取引データの保存要件とは？検索要件とファイル名の付け方の実務」もあわせてご確認ください。
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