生成AIから期待通りの回答が返ってこないとき、多くの場合は指示（プロンプト）の情報量が不足しています。この記事では、メール作成と資料要約という2つの業務を例に、指示をどのように具体化していけば実務で使える出力に近づくのかを、段階を追って紹介します。
準備：プロンプトを組み立てる前に整理しておくこと
プロンプトを入力する前に、次の点を整理しておくと、指示が具体的になりやすくなります。
- 誰に向けた文章・要約か（社内向けか、社外向けか）
- どんな目的で使うか（依頼、お詫び、報告など）
- 分量や形式の希望（文字数、箇条書きの有無など）
- 含めてほしい情報、含めてほしくない情報
手順：メール作成プロンプトの改善過程
【基本形】
「取引先に送るお詫びメールを作成してください。」
基本形だけでは、生成AIはどのような状況のお詫びなのか分からないため、当たり障りのない一般的な文面しか作成できません。
【具体的にした改善形】
「取引先への納期遅延のお詫びメールを作成してください。納期は3日遅れる予定です。丁寧な敬語を使ってください。」
状況（納期遅延）と具体的な数値（3日）、文体（丁寧な敬語）を加えることで、内容がより実務に近づきます。
【さらに条件を追加した実務向け】
「取引先への納期遅延のお詫びメールを作成してください。条件は次のとおりです。
・遅延理由：部品調達の遅れ
・新しい納期：来週金曜日
・文字数：200〜300字程度
・件名も含めて作成してください
・過度に謝罪を繰り返す表現は避けてください」
遅延理由や新しい納期といった具体的な事実、文字数の指定、避けたい表現まで条件に加えることで、そのまま使える、もしくは軽い修正だけで使える文面に近づきます。
手順：資料要約プロンプトの改善過程
【基本形】
「この資料を要約してください。」
基本形では、どの程度の長さに要約すればよいか、何を重視すればよいかが分からず、生成AIが独自の判断で要約の粒度を決めてしまいます。
【具体的にした改善形】
「この資料を、300字程度で要約してください。専門用語はできるだけ避けてください。」
文字数と、専門用語の扱いという条件を加えることで、読み手に合わせた要約に近づきます。
【さらに条件を追加した実務向け】
「この資料を、社内会議で使う想定で300字程度に要約してください。条件は次のとおりです。
・結論を最初に書いてください
・数値データがあれば必ず残してください
・箇条書きで3〜5点にまとめてください
・資料に書かれていない情報は追加しないでください」
用途（社内会議）、構成（結論を最初に）、扱う情報の範囲（資料にない情報を追加しない）まで指定することで、実務でそのまま使いやすい要約になります。
具体例：良い指示と避けたい指示
| 項目 | 避けたい指示 | 良い指示 |
| 情報量 | 「メールを作って」とだけ伝える | 状況・目的・相手・文字数を伝える |
| 曖昧さ | 「いい感じに要約して」 | 要約の長さ・重視する情報を具体的に指定する |
| 出力の検証 | 一度で完成とみなす | 出力を確認し、不足があれば追加で指示する |
出力が期待通りにならない場合の改善方法
- 出力が長すぎる、短すぎる場合は、具体的な文字数や項目数を指定し直す
- 情報が不足している場合は、「〜についても触れてください」と追加の条件を出す
- 情報が資料にない内容まで含んでいる場合は、「資料に書かれていない情報は含めないでください」と明示する
- 文体が合わない場合は、「もう少しカジュアルな表現にしてください」のように、希望する文体を具体的に伝える
一度の指示で完璧な出力を得ようとせず、出力を確認しながら条件を追加していくことが、実務で使える文章に近づける近道です。
よくある失敗
- 背景情報を伝えずに「いい感じに」「うまく」といった曖昧な表現だけで指示してしまう
- 一度の指示で完成形を求め、出力を確認・修正するプロセスを省略してしまう
- 機密情報や個人情報を、確認せずにそのままプロンプトに入力してしまう
注意点
- 生成AIに入力する内容には、取引先名や個人情報など、外部に出せない情報が含まれないよう注意してください。テンプレートを使う際も、実際の固有名詞を入力する前に、社内のルールを確認することをおすすめします。
- 生成された文面・要約は、そのまま送信・提出せず、事実関係や表現に誤りがないか必ず確認してください。
- 各サービスによって、指示に対する応答の傾向は異なります。同じプロンプトでも、使用する生成AIサービスによって出力結果が変わる場合があります。
よくある質問
Q. プロンプトはどのくらい具体的にすればよいですか。
A. 決まった正解はありませんが、この記事で紹介したように、状況・目的・分量・避けたい表現などの条件を加えていくと、実務で使える出力に近づきやすくなります。
Q. テンプレートをそのまま使っても大丈夫ですか。
A. テンプレートの構造は流用できますが、遅延理由や納期などの具体的な情報は、実際の状況に合わせて書き換える必要があります。
Q. 何度指示しても期待通りの出力が得られない場合はどうすればよいですか。
A. 一つの指示に条件を詰め込みすぎている可能性があります。まず基本形で出力を確認し、不足している点を1つずつ追加していくと、原因を特定しやすくなります。
まとめ
メール作成や資料要約でうまく活用できないときは、プロンプトの情報量が不足している可能性があります。基本形から始め、状況や目的を具体化し、さらに文字数や避けたい表現などの条件を加えていくことで、実務で使える出力に近づけることができます。
次に取るべき行動
まずは、この記事のテンプレートを自分の業務内容に置き換えて、実際に生成AIへ入力してみましょう。出力を確認しながら条件を追加していく練習を重ねることで、指示の組み立て方が身についていきます。
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