入退社のたびに窓口へ出向いたり郵送で届出をしたりする手間を減らしたいという理由で、社会保険の電子申請への切り替えを検討する事業所が増えています。GビズIDを使った電子申請の始め方と、マイナポータル連携で何が便利になるのかを整理します。
電子申請でできる主な手続き
資格取得届、資格喪失届、算定基礎届、月額変更届、賞与支払届など、日本年金機構やハローワークに提出する主要な届出の多くは、電子申請に対応しています。紙の様式に記入して窓口へ持参したり郵送したりする手間がなくなり、受付状況もオンラインで確認できるようになります。
| 申請方法 | 特徴 |
| e-Gov（GビズID利用） | 複数の行政手続きをまとめて電子申請できる。GビズIDの取得が必要 |
| マイナポータル連携 | 従業員本人のマイナンバーカードの情報と連携し、記載事項の一部を効率化 |
| 届出書作成プログラム等 | 日本年金機構が提供するツールでCSV等を作成し、電子申請にあわせて活用 |
GビズIDの取得手順
電子申請を始めるには、法人代表者等の名義でGビズIDを取得する必要があります。GビズIDには利用できる手続きの範囲に応じて複数の区分があり、社会保険関係の手続きに広く対応させたい場合は、印鑑証明書等を用いた申請により発行されるアカウントを取得するのが一般的です。取得には一定の日数がかかるため、切り替えを検討する場合は余裕を持って準備することが望まれます。
マイナポータル連携でできること
マイナポータルと連携することで、従業員が扶養親族等の情報をオンラインで入力し、それを事業所の届出に活用できるなど、紙のやり取りを減らす取り組みが進められています。特に年に一度発生する被扶養者の確認作業では、連携によって従業員とのやり取りの手間を減らせる可能性があります。導入にあたっては、従業員側にもマイナポータルの利用登録などの準備が必要になる点を案内しておくとよいでしょう。
よくある質問
Q. 電子申請に切り替えると、紙での提出は一切できなくなるのか。
A. 一部の大規模な事業所では電子申請が義務化されていますが、多くの事業所では紙での提出と電子申請のどちらも選択できます。事業所の規模や状況に応じて、切り替えの時期を検討することができます。
Q. GビズIDの取得には費用がかかるか。
A. GビズIDの取得自体には費用はかかりません。ただし、申請から発行までに一定の日数を要する場合があるため、余裕を持ったスケジュールで手続きを進めることが必要です。
Q. 社会保険労務士に手続きを委託している場合、電子申請の恩恵はあるか。
A. 社会保険労務士が電子申請に対応している場合、事業所主自身がGビズIDを取得しなくても、社会保険労務士が代理で電子申請を行うことができます。委託先がどのような方法で申請しているかを確認しておくとよいでしょう。
まとめ
電子申請の対象は労働保険関係の手続きにも広がっています。36協定の電子申請については、別記事「36協定の届出を電子申請で行う方法、e-Govでの提出手順」もあわせてご確認ください。
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