働き方改革関連法の施行により、2019年4月から、一定の年次有給休暇が付与される労働者に対して、年5日は確実に取得させることが企業に義務付けられました。制度開始から年数が経っていますが、いまだに対応が不十分な企業も見られます。この記事では、年5日の年次有給休暇取得義務の内容と、企業が実務で押さえておくべきポイントを解説します。

有給休暇の取得率が低かった背景

日本は諸外国と比較して年次有給休暇の取得率が低い傾向が長らく指摘されてきました。周囲への遠慮や、休むことへの後ろめたさから、権利として認められている有給休暇を消化しきれない労働者が多かったことが、今回の取得義務化の導入につながった背景にあります。

年5日の取得義務とはどのような制度か

年次有給休暇が年10日以上付与される労働者に対しては、そのうち年5日について、使用者が労働者ごとに時季を指定して取得させることが義務付けられています。これは、正社員に限らず、年10日以上の年次有給休暇が付与されるパート・アルバイトなどの労働者も対象に含まれる点がポイントです。

対象となる有給休暇の単位

時季指定義務の対象となるのは、半日単位または1日単位で取得した年次有給休暇です。時間単位で取得した年次有給休暇は、この年5日の中には含まれない点に注意が必要です。

労働者が自主的に取得している場合の扱い

労働者がすでに自分の意思で5日以上の年次有給休暇を取得している場合は、使用者が改めて時季指定を行う必要はありません。実務上は、労働者ごとの取得状況をこまめに確認し、基準日から一定期間が経過した時点で5日に届いていない労働者に対してのみ、計画的に時季指定を行っていくという運用が一般的です。

企業が実務で対応すべきポイント

有給休暇管理簿の作成・保存

年次有給休暇を取得させる義務を適切に履行するため、企業には「年次有給休暇管理簿」の作成が義務付けられています。管理簿には、労働者ごとの有給休暇の付与日（基準日）、取得日数、取得時季を記載し、労働者ごとに一定期間保存する必要があります。勤怠管理システムを導入している企業では、システム上でこれらの情報を一元管理できるようにしておくと、実務負担を軽減できます。

取得状況のこまめな確認と声かけ

基準日から半年、あるいは9か月といった節目で、有給休暇の取得状況を確認し、取得が進んでいない労働者には早めに声かけを行うことで、期限間際に慌てて時季指定を行う事態を防ぐことができます。

計画的付与制度の活用

労使協定を締結することで、年次有給休暇のうち5日を超える部分について、企業側があらかじめ取得日を計画的に割り振る「計画的付与制度」を導入することもできます。夏季休暇や年末年始休暇の前後に有給休暇を組み合わせて連続休暇にするなど、計画的付与を活用することで、取得率の向上と業務の閑散期での休暇取得を両立させやすくなります。

違反した場合の罰則

年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合、労働基準法に基づき、対象となる労働者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。対象労働者が複数いる場合は、その人数分の罰則が科されうる点に注意が必要です。また、有給休暇管理簿を適切に作成・保存していない場合も、別途罰則の対象となることがあります。

パート・アルバイトの取得義務についての注意点

年5日の取得義務は、正社員だけでなく、所定労働日数が少ないパート・アルバイトであっても、年次有給休暇が年10日以上付与される場合には対象となります。パート・アルバイトの有給休暇は、所定労働日数に応じて比例付与されるため、自社のパート・アルバイト従業員のうち、誰が年10日以上の付与対象になっているのかを正確に把握しておくことが、対応漏れを防ぐ第一歩です。

よくある疑問に答えます

育休や産休で長期間休んでいる従業員はどう扱えばよいか

育児休業や産前産後休業など、長期間の休業により有給休暇を取得する機会がなかった従業員についても、法律上は取得義務の対象から自動的に除外されるわけではありません。休業からの復帰後の期間で計画的に取得を促すなど、個々の状況に応じた対応を検討する必要があります。判断に迷う場合は、労働基準監督署や社会保険労務士に相談することをおすすめします。

退職予定の従業員にも時季指定は必要か

退職予定であっても、基準日の時点で年10日以上の年次有給休暇が付与されている従業員については、原則として取得義務の対象となります。退職までの期間が短く、5日の取得が難しい場合は、退職日までの間にできるだけ計画的に取得を促す必要があります。

中小企業でも同じ義務を負うのか

年5日の取得義務は、企業規模にかかわらず、年10日以上の年次有給休暇が付与されるすべての企業に適用されます。人員に余裕のない中小企業では、業務の引き継ぎ体制を整えるなど、有給休暇を取得しやすい環境づくりに工夫が求められます。

取得率向上のための職場づくり

義務化されている年5日を確実に取得させることはもちろん重要ですが、それを超えて有給休暇の取得率そのものを高めていくことも、従業員満足度や定着率の向上につながります。上司自らが有給休暇を積極的に取得する姿勢を見せる、業務の属人化を防ぎ休みを取りやすい体制を整える、繁忙期を避けた取得計画を職場全体で共有するといった取り組みは、法律上の義務を超えて、働きやすい職場づくりにも寄与します。労務担当者としては、単なる義務の履行にとどまらず、こうした職場文化の醸成にも目を向けていくとよいでしょう。

制度対応を働きやすさの向上につなげる

年5日の取得義務への対応は、罰則を避けるための最低限の対応にとどめるのではなく、従業員が安心して休みを取れる職場づくりの第一歩として前向きに捉えることが、長期的には企業にとってもプラスに働くはずです。

まとめ

年5日の年次有給休暇取得義務は、正社員に限らずパート・アルバイトを含む幅広い労働者が対象となる制度であり、違反した場合は罰則の対象にもなり得ます。有給休暇管理簿の整備、取得状況のこまめな確認、計画的付与制度の活用などを通じて、労働者一人ひとりが確実に年5日の有給休暇を取得できる体制を整えていくことが、企業の労務管理担当者に求められています。