源泉徴収票の電子交付とは？従業員の同意の取り方と経理の実務対応

年末調整のたびに、全従業員分の源泉徴収票を印刷し、封筒に入れて配付する作業に多くの時間を取られている経理担当者もいるのではないでしょうか。実は、一定の要件を満たせば、源泉徴収票を紙で交付せず、電子データで交付することが認められています。本記事では、その要件と実務対応を解説します。

源泉徴収票の電子交付とは

給与等の支払者は、給与所得の源泉徴収票について、書面での交付に代えて、電子的方法により提供することができます。PDFファイルをメールで送付する方法や、給与計算システム・従業員向けポータルサイトを通じてダウンロードできるようにする方法などが一般的です。

電子交付に必要な従業員の同意

源泉徴収票を電子交付するには、あらかじめ交付を受ける従業員本人の承諾を得る必要があります。同意を得る際には、電子交付に用いる方法（メール送付、システムからのダウンロードなど)や、ファイルの種類（PDF等)をあらかじめ示したうえで、承諾を得ることが求められます。一部の従業員だけが電子交付を希望しないケースもあるため、同意していない従業員には引き続き書面で交付する必要があります。

実務での進め方

電子交付のメリット

電子交付にすることで、印刷・封入・郵送または手渡しにかかる時間とコストを削減できます。また、従業員側もスマートフォンなどでいつでも源泉徴収票を確認・保存できるようになり、確定申告や住宅ローンの審査などで提出を求められた際にもすぐに対応できるというメリットがあります。

よくある質問

Q. 従業員全員から同意を得られなくても導入できるか。

A. 導入は可能です。ただし、同意を得られなかった従業員に対しては、引き続き書面で源泉徴収票を交付する必要があるため、電子交付と書面交付が混在する運用になります。

Q. 一度電子交付に同意した従業員が、後から書面交付を希望した場合はどうなるか。

A. 従業員から書面での交付を求められた場合は、書面で交付する必要があります。同意はいつでも撤回できるという前提で運用することが望ましいです。

Q. 退職者にも電子交付できるか。

A. 在職中に電子交付の同意を得ていた場合は、退職後も同意にもとづいて電子交付が可能です。ただし、退職後は連絡先の確認など運用面での配慮が必要になります。

電子交付を導入する際の実務的な注意点

電子交付を行う場合、従業員が確実に自分の源泉徴収票を確認できる環境を用意しておく必要があります。例えば、退職者や休職者など、社内システムにアクセスしにくい従業員については、書面での交付に切り替える、あるいはメールでの送付など別の手段を用意するといった配慮が求められます。また、電子交付した源泉徴収票は、従業員が転職先や住宅ローンの審査などで提出を求められることもあるため、印刷しても内容が欠けないレイアウトになっているか、事前に確認しておくとトラブルを防げます。

まとめ

源泉徴収票の電子交付は、従業員の同意取得という手間はあるものの、年末調整業務の効率化に大きく寄与します。法定調書全般の電子化の流れとあわせて、導入を検討する価値があるでしょう。法定調書のe-Tax提出義務化については、別記事「法定調書のe-Tax提出義務化、2027年1月から基準が「30枚以上」に｜対象と対応」もご参照ください。