出張旅費規程の作り方、非課税にできる範囲と実費精算との違い

出張のたびに実費でしか精算していない会社は、出張旅費規程を整備することで、経理処理の簡素化と、従業員側の税負担の軽減を同時に実現できる可能性があります。規程がない会社と比べて、実務上どのような違いが生まれるのかを整理します。

出張旅費規程とは

出張旅費規程は、従業員が出張する際に支給する旅費（交通費・宿泊費）や日当の金額、支給基準をあらかじめ定めた社内規程です。役職に応じた宿泊費の上限額や、出張1日当たりの日当の金額などを、全社で統一したルールとして明文化します。

実費精算との違い

非課税にできる範囲の考え方

所得税法上、出張のために通常必要な旅費は非課税とされています。旅費規程にもとづいて支給する日当についても、その支給額が、役職や出張先に応じて社会通念上相当と認められる範囲であれば、非課税として扱われる場合があります。逆に、実態とかけ離れた高額な日当を設定すると、給与として課税対象になるリスクがある点に注意が必要です。

規程を作成・運用する際のポイント

旅費規程を作成する際は、役職ごとの宿泊費の上限額、日当の金額、交通機関の利用基準（グリーン車の可否など）を具体的に定め、全社に周知することが重要です。また、規程を作っただけで実際には運用していない（規程と異なる金額を都度精算している）状態では、税務調査で規程の実効性を否定されるおそれがあるため、実際の運用と規程の内容を一致させておく必要があります。

よくある質問

Q. 出張旅費規程は必ず作成しなければならないか。

A. 作成は義務ではありません。ただし、規程を整備することで、日当の支給や経理処理の効率化といったメリットが期待できます。

Q. 日当を非課税にするために、金額はいくらまでなら大丈夫か。

A. 法令上の明確な上限額は定められておらず、役職や出張の内容に照らして社会通念上相当かどうかで判断されます。同業他社の水準などを参考に、税理士に相談しながら金額を検討するとよいでしょう。

Q. 出張旅費規程にもとづく日当は、消費税の仕入税額控除の対象になるか。

A. 一定の要件のもとで、旅費規程にもとづき支給した出張旅費等については、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合があります（インボイスの保存が困難な取引に対する特例）。

海外出張の場合の留意点

海外出張の旅費規程を整備する場合、渡航先の物価水準や治安状況に応じて、宿泊費の上限額や日当の金額を国内出張とは別に設定する企業が多く見られます。また、海外出張では、現地通貨での支払いが発生するため、精算時の為替レートの扱い（支払日のレートを使うか、一定期間の平均レートを使うかなど）についても、あらかじめ規程やルールで定めておくと、精算業務の混乱を防げます。ビザ取得費用や海外旅行保険料など、国内出張にはない費目についても、旅費規程の対象に含めるかどうかを整理しておきましょう。

まとめ

出張旅費規程は、非課税の範囲や消費税の取り扱いを踏まえて整備することで、従業員・経理担当者双方の負担軽減につながります。公共交通機関の運賃にかかるインボイスの特例については、別記事「立替経費とインボイス、電車代・少額な取引の実務対応」もあわせてご確認ください。