行政書士が許認可申請の下書きに生成AIを使う際の実務フロー

行政書士が許認可申請書類の下書きに生成AIを活用する動きが広がっているが、申請書類は許認可の可否に直結するため、生成AIはあくまで下書き作成の補助として位置づけ、要件確認や最終的な記載内容の精査は行政書士自身が行う必要がある。

許認可申請における生成AI活用の実務フロー

下書き作成前の情報整理

行政書士業務では、許認可申請書類の下書きや、デジタル化・AI導入補助金の申請サポートにおいて生成AIの活用が紹介されている。実務フローとしては、まず申請する許認可の種類や添付書類、記載要件を行政書士自身が確認したうえで、依頼者からヒアリングした事業内容や資産状況などの情報を整理する段階から始まる。

生成AIによる下書き作成

情報整理が済んだ段階で、申請書の記載例に沿った文章のたたき台を生成AIに作成させるという使い方が紹介されている。事業目的の記載や、許認可の種類ごとに求められる説明文など、定型的な表現を含む部分については、生成AIが一定のたたき台を提示できる場面がある。

行政書士による確認・修正

生成AIが作成した下書きは、許認可の種類ごとに定められた要件や、依頼者の実際の事業内容と整合しているかを行政書士が確認する必要がある。特に許可要件に関わる記載や、添付書類との整合性については、生成AIの出力をそのまま使うのではなく、根拠となる法令や審査基準に照らして精査することが欠かせない。

許認可の種類による使い分けの例

建設業許可のように添付書類や証明資料が多岐にわたる許認可と、飲食店営業許可のように比較的定型的な様式に沿って作成する許認可とでは、生成AIを使う場面にも違いが出てくる。添付書類が多い許認可では、必要書類の一覧や依頼者への確認事項を整理するリスト作成の補助として生成AIを使い、比較的定型的な様式の許認可では、記載文言のたたき台作成に重点を置いて使うといった使い分けが考えられる。いずれの場合も、最終的に提出する書類の内容は行政書士自身が要件に照らして確認する必要がある点は変わらない。

デジタル化・AI導入補助金の申請サポートとの関係

行政書士がデジタル化・AI導入補助金の申請サポートを行う場面でも、同様に生成AIを申請書類の下書き作成に活用する考え方が紹介されている。ただし補助金の申請書類は、対象事業者の要件や必要書類が制度ごとに定められているため、申請時点の公式な公募要領を確認したうえで下書きを作成する必要がある。

デジタル化・AI導入補助金の申請サポートにおける生成AI活用の考え方については、行政書士がデジタル化・AI導入補助金の申請サポートで生成AIを使う際の考え方で詳しく取り上げている。

補助金の申請書類は、公募要領の改定によって記載様式や必要書類が変更されることも珍しくない。生成AIに過去の様式をもとにした下書きを作らせた場合でも、最新の公募要領と照らし合わせて記載内容が現行の要件に合っているかを確認する工程を必ず設けておくことが望ましい。

実務フローのチェックポイント

段階	内容	確認すべき点
情報整理	依頼者からのヒアリング内容の整理	許認可の種類ごとの要件との対応
下書き作成	生成AIによる文章のたたき台作成	定型文言の表現が適切か
内容確認	記載内容と添付書類の整合性確認	法令・審査基準との照合
最終確認	申請書類全体の見直し	依頼者の実情との齟齬がないか

事務所内での運用ルール作り

生成AIを許認可申請の実務に取り入れる際は、事務所内で運用ルールをあらかじめ定めておくと、担当者による対応のばらつきを防ぎやすくなる。例えば、生成AIに入力してよい情報の範囲、下書きを確認する担当者、最終的な提出前チェックの担当者などを明確にしておくことで、依頼者の個人情報や機密情報を不用意に外部サービスへ入力してしまうリスクを減らすことができる。複数の事務員が生成AIを利用する事務所ほど、こうした運用ルールの整備が重要になる。

よくある質問

Q. 生成AIが作成した申請書の下書きをそのまま提出してよいか。

許認可申請書類は許認可の可否に直結するため、生成AIが作成した下書きをそのまま提出することは避けたい。記載要件や添付書類との整合性、依頼者の実際の事業内容を行政書士自身が確認したうえで、必要な修正を加えてから提出することが望ましい。

Q. 依頼者の個人情報を生成AIに入力してもよいか。

依頼者の氏名や住所、資産状況などの個人情報を外部の生成AIサービスに入力する場合は、依頼者本人の同意を得たうえで、入力情報が学習に利用されない設定になっているかなど、情報管理の方針を確認してから利用することが望ましい。

Q. どの許認可申請でも同じ実務フローで対応できるか。

許認可の種類によって求められる要件や添付書類、審査基準が異なるため、同じ実務フローがそのまま当てはまるとは限らない。生成AIを使う場面自体は共通していても、最終的な記載内容の確認は許認可ごとの要件に沿って個別に行う必要がある。

まとめ

行政書士が許認可申請の下書きに生成AIを活用する実務フローは、情報整理、下書き作成、内容確認、最終確認という段階を経て進めることが基本になる。生成AIは定型的な文章のたたき台作成を効率化する手段として役立つ一方、許認可の可否に関わる要件確認や最終的な記載内容の精査は、引き続き行政書士自身の専門知識と責任のもとで行う必要がある。事務所内で運用ルールを整え、依頼者にとって不利益が生じないよう確認体制を維持しながら、生成AIを実務に取り入れていく姿勢が求められる。