生成AIで経理規程・稟議規程など社内規程を整備する際の注意点

生成AIを使えば経理規程や稟議規程のたたき台を短時間で作成できる。ただし、実際の決裁ルートや承認金額の基準、既存の業務フローとの整合性が取れているかどうかは、生成AIではなく必ず人が確認しなければならない。生成AIは規程整備の「たたき台作成の道具」と位置づけ、最終的な妥当性の検証は自社の実態に照らして行うことが最も重要な注意点である。

社内規程の整備に生成AIを使うメリット

経理規程や稟議規程は、法令のように定型的な条文構成を持つ一方で、会社ごとに決裁権限や承認フローが異なるため、ゼロから作成するには相応の時間がかかる。生成AIに一般的な規程の構成や条文例を出力させることで、たたき台を作る作業自体は大幅に短縮できる。特に条文の言い回しや章立てを一から考える手間を省ける点は、規程整備に不慣れな担当者にとって助けになる。

実態との整合性を確認すべきポイント

決裁権限・承認金額の基準

生成AIが出力する規程案は、あくまで一般的な条文例をベースにしているため、実際の組織の決裁権限者や承認金額の基準とは一致していないことがある。例えば「一定額以上の支出は代表者の承認を要する」といった条文を、自社の実際の決裁ルートに置き換えずにそのまま採用してしまうと、規程と実務の運用が食い違い、内部統制上の不備につながりかねない。

既存の業務フローとの整合性

経費精算や請求書処理の業務に生成AIを活用している場合、その運用実態を規程に反映しておく必要がある。

例えば、経費精算業務に生成AIを使う際のチェックポイント―不正受給・入力ミスを防ぐにはで解説しているようなチェック体制を設けているのであれば、その内容を稟議規程・経理規程の条文にも明記しておくことで、規程と実際の運用の整合性を保ちやすくなる。

生成AIを活用する際に注意したい表現面のポイント

生成AIに規程の条文を作成させると、一般的な表現や他社の規程例をそのまま流用したような画一的な条文になりやすい。自社の組織体制や意思決定の仕組みに即した表現に調整しないと、実際に規程を運用する際に「誰がどの範囲まで決裁できるのか」があいまいなまま残ってしまうことがある。条文ごとに、実際の担当者名や部署名に置き換えて読み合わせを行い、違和感がないか確認する作業が有効である。

代理決裁・委任規定の整理

代表者が不在の場合の代理決裁や、一定の権限を下位の役職者に委任する規定についても、生成AIが出力する一般的な条文だけでは自社の実態に対応しきれないことがある。委任の範囲や期間、事後報告の方法など、実務上必要な要素を洗い出したうえで、生成AIが作成した条文を土台に加筆修正していく進め方が現実的である。

他の社内規程との整合性

経理規程や稟議規程は、就業規則や情報セキュリティ規程など他の社内規程と内容が重複したり矛盾したりすることがある。生成AIに条文案を作成させる際は、既存の他の規程の内容も参考資料として提示し、整合性のとれた条文になるよう指示しておくとよい。

生成AIで規程を整備する際の実務フロー

ステップ	内容
1. たたき台の作成	生成AIに一般的な経理規程・稟議規程の構成案を出力させる
2. 実態との突合	決裁権限・承認金額・業務フローなど自社の実態と照合する
3. 関係部署への確認	経理・総務・現場の担当者に運用上支障がないか確認する
4. 施行・周知	改定内容を社内に周知し、必要に応じて研修を行う

改定履歴の管理と他部署からのレビュー

規程は一度作成して終わりではなく、法令改正や組織変更のたびに改定を重ねていくものである。生成AIを使って改定案を作成する際も、旧版との差分をどこで、どのように残すかをあらかじめ決めておかないと、どの時点でどの条文が適用されていたのかが分からなくなるおそれがある。改定履歴を版数とともに管理し、施行日を明記しておくことが望ましい。

経理規程・稟議規程は経理部門だけでなく、実際に稟議を起案する現場の担当者にも影響する規程である。生成AIが作成した条文案を経理部門だけで確定させず、実際に規程を使う立場の担当者にも読んでもらい、運用上分かりにくい表現がないか確認してもらうプロセスを設けることが望ましい。

よくある質問

Q. 生成AIが作成した規程案をそのまま施行してもよいか。

生成AIが出力した規程案は一般的な条文構成をベースにしたたたき台にすぎないため、そのまま施行することは避けるべきである。決裁権限者や承認金額の基準、既存の業務フローとの整合性を必ず人が確認したうえで、必要な修正を加えてから施行する必要がある。

Q. 規程の改定はどのくらいの頻度で見直すべきか。

法令改正や組織変更、業務フローの見直しがあったタイミングで規程との整合性を確認することが望ましい。生成AIを使えば改定案の作成自体は短時間で済むため、定期的な点検のハードルを下げる手段として活用することもできる。

Q. 稟議規程と経理規程は別々に整備すべきか。

会社の規模や決裁の仕組みによって、両者を一体の規程として整備する場合と、別々の規程として整備する場合がある。生成AIにたたき台を作らせる際も、自社が採用している規程体系に合わせて構成を指定したうえで作成させ、内容の重複や矛盾がないか人が確認する必要がある。

まとめ

経理規程・稟議規程の整備に生成AIを活用すれば、たたき台の作成にかかる時間を大きく短縮できる。一方で、決裁権限や承認金額の基準、実際の業務フローとの整合性は、生成AIではなく人が確認すべき部分である。生成AIを「たたき台作成の道具」と位置づけ、最終的な内容の妥当性は自社の実態に照らして検証する運用を徹底したい。