就業規則の周知義務、周知していないと就業規則自体が無効になる？

「就業規則は作成して労働基準監督署に届け出てあるから大丈夫」と考えている企業でも、実際には従業員が就業規則の内容を見られる状態になっていないケースがあります。作成・届出だけでなく、従業員への「周知」まで行って初めて、就業規則としての効力が問題になるという点を理解しておく必要があります。

周知の方法として認められているもの

労働基準法および関連する規則では、就業規則の周知方法として、常時各作業場の見やすい場所に掲示・備え付ける方法、書面を労働者に交付する方法、磁気テープ・磁気ディスク等に記録し、各作業場に労働者がその内容を常時確認できる機器（パソコン等）を設置する方法、のいずれかによることが定められています。イントラネット上に掲載していても、従業員が実際に自由に閲覧できる状態でなければ、周知したとは認められない可能性があります。

周知されていない就業規則の効力

就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出ていたとしても、実質的に労働者がその内容を知り得る状態に置かれていなかった場合、その就業規則の内容（特に労働者に不利益となる規定）が、個々の労働契約の内容として認められないと判断される可能性があります。懲戒処分の根拠となる規定など、重要な場面で就業規則の効力が争われた際、周知の有無が結論を左右することがあります。

実務上の確認ポイント

就業規則を改定した場合、改定内容を従業員に周知するタイミングと方法を明確にしておくことが重要です。特に在宅勤務者や複数の拠点がある企業では、紙の掲示だけでは周知が行き届かない場合があるため、電子データでの提供とあわせて、改定内容の説明会や個別の通知を行うなど、実質的に内容を確認できる状態を確保する工夫が求められます。

よくある質問

Q. 就業規則を金庫に保管し、従業員から求められたときだけ見せる運用は問題があるか。

A. 労働者が「常時」内容を確認できる状態になっていないため、周知義務を満たしているとは認められにくいと考えられます。従業員が自由に閲覧できる状態にしておく必要があります。

Q. パートタイム従業員にも就業規則の周知は必要か。

A. パートタイム従業員を含め、その事業場に使用されるすべての労働者に対して周知する必要があります。正社員用とパート用で就業規則を分けている場合は、それぞれの就業規則を対象となる従業員に周知する必要があります。

Q. 就業規則を届け出ずに周知だけしていた場合はどうなるか。

A. 常時10人以上の労働者を使用する事業場は、就業規則の作成・届出義務があります。届出をしていない場合、届出義務違反として罰則の対象となる可能性があるため、周知だけでなく届出も適切に行う必要があります。

まとめ

就業規則の内容と、個々の労働者に交付する労働条件通知書・雇用契約書の内容に矛盾がないかも確認しておきたいポイントです。あわせて別記事「労働条件通知書と雇用契約書の違い、両方作成すべきか」もご確認ください。